Una HRA, en términos simplificados, es un documento interno que describe un acuerdo de reembolso para gastos médicos elegibles entre una empresa y sus empleados. Define parámetros tales como la cantidad máxima que los empleados pueden reembolsar cada año, qué gastos son elegibles para ser reembolsados, etc. Realmente no existe una “configuración” que no sea la redacción del contrato. Si pertenece a NASE.org, tiene una muestra de cómo es un acuerdo de HRA.
Dicho esto, aunque la configuración es bastante simple, administrar una HRA puede llevar mucho tiempo. Hay requisitos de mantenimiento de registros. Por ejemplo, necesita realizar un seguimiento de los gastos, los reembolsos, asegurarse de que solo se reembolsen los gastos elegibles, etc. Debe conservar la documentación de respaldo adecuada de todos los gastos elegibles. También es posible que deba presentar el formulario 720 del IRS.
Soy un tipo de “hágalo usted mismo” – hago toda mi propia contabilidad, declaraciones de impuestos, etc. Las únicas dos cosas que no hago son la nómina y mi HRA. Aunque sé que soy capaz de manejarlos a ambos, consumen demasiado tiempo, y el costo de un servicio de administración bien lo vale. Pagué $ 12 / mes para que una empresa administre mi HRA por mí.
Para una HRA, yo diría que un costo razonable sería de $ 5 a $ 15 por empleado por mes para la administración y la gestión, que depende de la cantidad de empleados que tenga. Por lo general, más empleados = mayor descuento. Para la tarifa de instalación del empleado, alrededor de $ 25 por única vez.
Una tarifa de establecimiento razonable para una empresa pequeña es de aproximadamente $ 500. Para una empresa más grande, con diferentes clases de empleados, más reglas compiladas, etc. puede ser de $ 1,000 +. Pagué a la compañía una “tarifa de instalación” para que ellos redactaran los documentos por mí, así que si vas con una compañía para administrarlo, espera que ellos también quieran que pagues una tarifa de configuración.
Lo más importante es demo la plataforma de software. Miré algunas compañías y terminé yendo con Zane Benefits. Su plataforma es muy fácil de usar y manejan todo por mí. Revisan cada gasto para verificar que cumple con los criterios del IRS para un reembolso HRA. Almacenan todos los registros en su sitio web para mí y me ayudan a rastrear el saldo HRA y los reembolsos. Lo único que creo que le falta a su software es una mejor pantalla de entrada para los reembolsos de millas recorridas, pero pueden estar agregando eso en el futuro. En general, los recomiendo encarecidamente.
